Benutzer-Onboarding Service - Kundenportal

Diese Anleitung beschreibt das Ausfüllen des Formulars und starten des Onboarding Prozesses im Kundenportal zur Eröffnung eines neuen Benutzers.

Voraussetzungen

Um diesen Service nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Zugang zum Kundenportal

Sobald Ihr Unternehmen ein Service von uns bezieht, wird der Zugang zum Kundenportal ermöglicht. Der Login erfolgt Standardmässig mit Ihrem bestehenden Microsoft 365-Konto.

Zugang zum Onboarding-Ticketformular

Im Rahmen des Service-Onboardings wird festgelegt, wer in Ihrem Unternehmen als IT-Verantwortliche/r und Geschäftsleiter/in fungiert. Diese Person/en erhalten automatisch Zugang zum Onboarding-Ticketformular.

Einstellungen und Standards wurden mit Ihrem Unternehmen definiert

Die im Formular auswählbaren Einstellungen und Konfigurationen wurden gemeinsam mit dem Kunden definiert. Sie umfassen Sicherheitsgruppen, Applikationsgruppen, Teams-Kanäle, Verteilergruppen sowie Freigaben für Postfächer und Kalender.

Falls Ihnen der Zugang fehlt oder die Einstellungen und Standards noch nicht mit uns abgestimmt wurden, kontaktieren Sie uns bitte über: help@besync.ch

Auch ohne Einstellungen und Konfigurationen können Sie das Onboarding starten. Jedoch sind nicht alle Felder verfügbar.

Neuen Benutzer onboarden

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie einen neuen Benutzer in der IT-Umgebung Ihres Unternehmens anlegen.
Der strukturierte Prozess stellt sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an über alle erforderlichen Zugänge, Geräte und Berechtigungen verfügen.

Öffnen Sie das Kundenportal und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Konto an.
Wählen Sie im oberen Menü den Punkt Benutzer und Dienste. Alternativ können Sie auch auf die Kachel klicken.
Klicken Sie auf Benutzer-Onboarding.
Klicken Sie auf Formular öffnen um das Onboarding-Formular zu öffnen.
Füllen Sie alle erforderlichen Felder sorgfältig aus. (→ siehe unten: Erklärung der Felder)
Übermitteln Sie das Formular.
Der im Formular definierte Kontakt erhält per E-Mail eine Bestätigung mit den übermittelten Daten zur finalen Prüfung und Freigabe.

Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird der Benutzer gemäss den übermittelten Angaben und Zeitpunkt eingerichtet.

Nach erfolgter Freigabe wird der Benutzer gemäss den übermittelten Angaben und zum definierten Zeitpunkt eingerichtet. Die Zugangsdaten werden an die im Formular angegebene Kontaktperson übermittelt.

Erklärung der Felder

Kontakt*

Hier können Sie den Benutzer definieren welcher die Bestätigung zur Freigabe und die Zugangsdaten des neu Erstellten Benutzer erhält.

Versandart der Zugangsdaten *

Wählen Sie hier aus, ob das Initialpasswort per SMS oder E-Mail gesendet werden soll.

Erstellung- und Startdatum

Datum der Benutzererstellung
→ Datum, an dem der Benutzer erstellt werden soll.

Hinweis: Ab diesem Datum werden alle Servicegebühren und Lizenzen berechnet.

Vorlaufzeit beachten:

3 Arbeitstage bei Benutzeranlage ohne Hardware
7 Arbeitstage bei zusätzlichem Hardwarebedarf

Datum des Arbeitsbeginn
→ Datum laut Arbeitsvertrag

Allgemeine Angaben

Arbeitsort
Berufsbezeichnung
Abteilung
Wählen Sie die organisatorische Einheit, in der der Benutzer tätig ist, z.B. „IT“, „Vertrieb“ oder „Finanzen“
Anrede
Vorname / Nachname
Anzeigename (optional)
Wird als sichtbarer Name des Benutzers in Systemen wie Microsoft 365 verwendet. Typischerweise in der Form "Vorname Nachname" oder "Nachname, Vorname". Falls nichts angegeben, wird Standardmässig "Vorname Nachname" verwendet.
Mobile-Nummer (Format: +41 76 123 45 67)
Festnetznummer (optional)

E-Mail-Konfiguration

E-Mail-Domain
→ Wählen Sie die gewünschte Domain für die E-Mail-Adresse.
- Falls keine Domäne verfügbar ist, wurden keine Einstellungen definiert.
  Bitte wählen Sie den Eintrag “Bitte wählen Sie diesen Eintrag falls keine Domain auswählbar ist” damit folgende Felder angezeigt werden und Sie fortfahren können:
  - Domain

Bestehenden Benutzer kopieren (optional)

Öffnen Sie diesen Abschnitt, um die Einstellungen eines bestehenden Benutzers zu übernehmen. Folgende Daten werden kopiert:

Zugriffs- und Applikationsgruppe
Teams und Verteilerlisten
Gemeinsame Postfächer
"Senden als"-Berechtigungen

Weitere manuell gesetzte Angaben im Formular überschreiben kopierte Werte.

Konfigurationsgruppen

Wählen Sie eine vordefinierte Konfiguration.
Diese wurden gemeinsam mit Ihrem Unternehmen definiert und enthalten u. a.:

Sicherheitsgruppen (z. B. für Datei-Zugriff)
Berechtigungen für Applikationen
M365 Teams
Verteilerlisten
Gemeinsame Postfächer
Kalenderberechtigungen

Durch die Auswahl erhält der Benutzer automatisch allen relevanten Konfigurationen.

Erweiterte Zugriffsrechte (optional)

Öffnen Sie diesen Abschnitt, um zusätzliche zu den Konfigurationsgruppen, Teams, Verteilerlisten oder Postfächer anzugeben.

IT-Anforderungen (optional)

Neue Hardware benötigt? (z. B. Laptop, Dockingstation, Monitor)
Hardwaretyp – Auswahl aus einer vordefinierten Liste
Bestehendes Gerät übernehmen? (Laptop, Workstation) - Wählen Sie diese Option, wenn ein bereits vorhandenes Gerät verwendet werden soll.
- Bestehendes Gerät auswählen - Wählen Sie ggf. ein vorhandenes Gerät aus dem Firmenbestand oder Asset-Pool.
- Geräte Hersteller - Falls kein Gerät ausgewählt wurde, wählen Sie hier den Gerätehersteller
- Geräte Modellbezeichung - Falls kein Gerät ausgewählt wurde, geben Sie hier die Modellbezeichung des Geräts ein (meist auf dem Gehäuse oder im System unter "Systeminformationen")
- Geräte Seriennummer - Falls kein Gerät ausgewählt wurde, tragen sie hier die Seriennummer des Geräts ein (meist auf dem Gehäuse oder im System unter "Systeminformationen").
- Geräte-Hardware-Hashwert (für Intune Autopilot) - Falls kein Gerät ausgewählt wurde, tragen Sie hier den Hardware-Hashwert des Geräts ein, damit wir die automatische Bereitstellung via Microsoft Intune Autopilot vorbereiten können.
Weitere Geräte – z. B. Headset, Maus, Tastatur (Mehrfachauswahl möglich)
Besondere Anforderungen – z. B. zusätzliche Software
Abweichende Lieferadresse – falls gewünscht

Software-Anforderungen (optional)

Benötigt der neue Benutzer weitere Software?

Falls der Benutzer weitere nicht definierte Software benötigt, tragen Sie diese bitte hier ein (z. B. Abacus, Adobe Creative Suite, branchenspezifische Tools).

Weitere Angaben (optional)

Hier können Sie zusätzliche Informationen, spezielle Wünsche oder Hinweise eintragen, die für die Einrichtung relevant sind.

Anlagen (optional)

Hier können Sie zusätzliche Anlagen (PDF, Word, Excel, usw.) mit dem Formular übermitteln, welche für die für die Einrichtung relevant sind.