E-Mail-Versand: Best Practices und Limitierungen

Diese Anleitung mit den Best Practice richtet sich hauptsächlich an Endbenutzer. Eine Ausführliche Anleitung mit allen Limitierungen finden Sie in der Dokumentation unseres Partners SEPPmail E-Mails versenden - Best Practices

Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Sendegrenzen für den E-Mail-Versand über SEPPmai.cloud gelten und wie Sie eine Blockierung Ihres Postfachs vermeiden. Diese Massnahmen stellen sicher, dass alle Nutzer auf der Plattform fair, schnell und zuverlässig kommunizieren können.

🎯 Warum gibt es Sendelimits? (Unsere gemeinsamen Ziele)

Die Sendelimitierungen der Plattform dienen nicht als Einschränkung, sondern haben vier zentrale Schutzfunktionen, die Ihren E-Mail-Versand langfristig sicherstellen:

Gleichmässige Auslastung: Jeder Nutzer soll auf unserer geteilten Plattform fair seine E-Mails verschicken können, ohne dass Einzelne die gesamte Bandbreite für sich beanspruchen.
Guter Ruf der Sende-Infrastruktur: Unsere Server müssen im globalen Internet zwingend als vertrauenswürdig gelten, damit Ihre Nachrichten sicher ankommen.
Rücksichtnahme und Stauvermeidung: Wir achten auf Limitierungen, um Nachrichtenstaus effektiv zu verhindern, sodass keine E-Mails im digitalen Nirvana verschwinden.
Höchste Zuverlässigkeit: Durch statistisch erprobte Methoden messen wir die Lieferzeiten, um zu gewährleisten, dass Ihre wichtigen Nachrichten pünktlich zugestellt werden.

⚠️ SPAM ist ein absolutes No-Go

Da alle Kunden über dieselbe Sendeplattform kommunizieren, hat das Verhalten Einzelner direkte Auswirkungen auf die gesamte Infrastruktur. Daher gelten strikte Regeln:

Kein Versand von Spam: E-Mails, die unerwünschte Werbung oder Spam enthalten, werten E-Mail-Provider als Zeichen von schlechtem Verhalten – dies gefährdet die Plattform für uns alle. Es gilt: Kein Versand von Spam!
Keine ungefragte Massenkommunikation: Wir erlauben grundsätzlich keine Massen-E-Mails an Empfänger, die dem Erhalt nicht explizit zugestimmt haben.
Konsequenzen zum Schutz aller: Unser Team behält die Versandmuster im Auge. Wenn die Plattform gefährdet wird oder Verstösse gegen diese Regeln auftreten, greifen wir ein. Dies kann bedeuten, dass Nachrichten zum Schutz aller Kunden vorübergehend oder dauerhaft blockiert werden.

Die 5 wichtigsten Regeln für den E-Mail-Versand

Um jederzeit reibungslos kommunizieren zu können, befolgen Sie bitte diese fünf Grundsätze:

Bekannte Kontakte: Senden Sie Nachrichten primär an bekannte E-Mail-Adressen, mit denen Sie bereits in Kontakt standen.
Gültige Adressen: Schreiben Sie keine E-Mail-Adressen mehr an, die in der Vergangenheit keine Nachrichten empfangen konnten.
Empfängerzahl begrenzen: Schreiben Sie maximal 100 Empfänger auf einmal an; idealerweise teilen Sie grössere Verteiler in Gruppen von beispielsweise 2x50 auf.
Fehlermeldungen beachten: Wenn eine E-Mail als unzustellbar zurückkommt, bereinigen Sie bitte sofort Ihre Adresslisten und entfernen Sie den entsprechenden Kontakt.
Massen-E-Mails vermeiden: Versenden Sie nicht zu viele identische E-Mails in kurzer Zeit. Nutzen Sie für Newsletter stattdessen spezialisierte Massenmail-Dienste.

Sendelimits für Anwender

Unsere Systeme überwachen den Versand automatisch. Bei Überschreitung der folgenden Limits können Ihre E-Mails temporär (Zustellung verzögert sich) oder endgültig (Zustellung wird abgebrochen) abgewiesen werden:

Maximal 100 Empfänger pro E-Mail: Es werden maximal 100 Empfänger pro einzelner Nachricht akzeptiert, weitere Empfänger werden temporär abgelehnt.
Datenschutz in "An" und "Cc": Verwenden Sie kombiniert weniger als 50 Empfänger in diesen Feldern, um versehentliche Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Identische Nachrichten: Versenden Sie maximal 30 im Wesentlichen identische E-Mails pro Stunde. Darüber hinausgehende E-Mails werden vorübergehend zurückgehalten.
Stau bei der Zustellung: Wenn mehr als 15 E-Mails von Ihrer Adresse noch auf ihre Zustellung warten, werden neue Nachrichten temporär blockiert. Senden Sie die abgelehnten Mails nicht sofort wieder ab, das macht es schlimmer.
Zu hohe Fehlerquote (Bounces): Wenn innerhalb einer Stunde mehr als 2 % Ihrer Empfänger nicht erreichbar sind, greift ein Schutzmechanismus, der die Annahme weiterer Mails temporär – oder bei Wiederholung endgültig – bremst.

Warum E-Mails abgewiesen oder blockiert werden

Schädliche Inhalte: Enthält eine ausgehende Nachricht einen Virus oder verweist sie auf eine Webseite, die auf einer öffentlichen Sperrliste (Blockliste/RBL) steht, wird die E-Mail sofort und endgültig abgelehnt. In diesem Fall müssen wir davon ausgehen, dass jemand Böses im Sinn hat und Ihr Postfach nicht mehr unter Ihrer Kontrolle ist.
Spamfallen (Spamtraps): Eine Spamfalle ist eine bewusst aktiv gelassene E-Mail-Adresse (z. B. eines ehemaligen Mitarbeiters), die dazu dient, Spam einzufangen. Das Senden an solche Adressen führt zu einer endgültigen Ablehnung und zu einer Blockierung, um die Adresse vor weiterem Schaden zu schützen.
Unbekannte Domänen: Wenn die Domäne des Empfängers (der Teil nach dem @-Zeichen) nicht existiert, wird die Nachricht endgültig abgelehnt. Bei vorübergehenden Konfigurationsfehlern beim Empfänger versucht das System die Zustellung später noch einmal (temporäre Ablehnung).

Hinweis: Falls Ihre Mailbox aufgrund einer Regelverletzung geblockt wurde, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk help@besync.ch, um den genauen Grund zu analysieren.