Microsoft 365 ändern der Ansage auf der Hauptrufnummer in Teams Telefonie
Info
In dieser Dokumentation wird aufgezeigt wie ein User, welcher auf das Teams Admin Center berechtigt ist oder die AAD Berechtigungsrolle Teams Communications Administrator besitzt, die Ansage der Hauptrufnummer ändert.
Hinzufügen von Ferientagen
Bei dieser Änderung kann ein bestimmtes Datum definiert werden, in welchem eine andere Ansage kommt, wie wenn normal auf die Hauptrufnummer angerufen wird. Dies ist bei Feier oder Ferientage die beste Möglichkeit, um eine angepasste Ansage laufen zu lassen. Dies übersteuert sämtliche Ansagen (Generelle Hauptrufnummer Ansage oder ausserhalb von Arbeitszeit Ansage).
Einrichten der Ferientage
Um Ansagen für Ferientage zu konfigurieren, muss als Erstes auf das Microsoft 365 Teams Admin Center zugegriffen werden. Die Berechtigung auf diese Platform ist standardmässig nicht offen. Kann jedoch von Hotz+Koch AG aufgeschaltet werden.
Daraufhin muss auf der linken Seite die Einstellungen mit den Drei Strichen geöffnet werden (falls nicht bereits offen). Danach muss unter VoIP → Automatische Telefonzentralen navigiert werden. Dort sollte es generell einen Eintrag (Telefonzentrale / Auto Attendant) haben.
Sobald man auf den Namen des Objekts klickt, öffnet sich ein neues Fenster.
In diesem Fenster kann unter Anrufverläufe während Ferien/Feiertagen ein neuer Eintrag mit dem Knopf Hinzufügen erstellt werden. Oder wenn auf den Namen geklickt wird, kann auch ein bisheriger Eintrag bearbeitet werden.
Daraufhin kann dem Termin oben einen Namen gesetzt werden und unter Feiertag im Dropdown Menü auf Hinzufügen geklickt werden.
Dann wird ebenfalls wieder eine neue Seite geöffnet, wo man die Zeit und Titel des Feiertages definieren muss. Am besten wird da derselbe Name wie vorhin gewählt, damit die Übersicht gewahrt wird.
Dabei ist es auch möglich unter neues Datum hinzufügen mehrer Termine zu setzen. Danach muss mit Speichern der Feiertag gesichert werden
Wenn man wieder auf der vorherigen Seite angelangt ist muss man den Knopf Audiodatei wiedergeben klicken, um eine Audiodatei hochzuladen.
Die Datei muss die Endung MP3, WAV oder WMA besitzen und darf nicht grösser als 5 MB sein.
Bei der Anrufweiterleitungsoptionen wird standardmässig Verbindung trennen gewählt, da man ja bei den Feiertagen nicht erreichbar sein möchte. Mit Speichern kann die ganze Konfiguration abgesichert werden.
Um die Konfigurierte Einstellungen nun aktiv zu stellen, muss zum Schluss noch der Senden-Knopf getätigt werden.
Ändern der generellen Anruf-Ansage
Für das Ändern der Ansage, welche erklingt, wenn man direkt auf der Hauptrufnummer anruft, muss wieder unter VoIP → Automatische Telefonzentralen navigiert werden im Teams Admin Center. Danach kann ebenfalls wieder auf den Namen der automatischen Telefonzentrale geklickt werden
Daraufhin muss zu Anrufverlauf navigiert werden. Dort kann ebenfalls wieder unter Begrüssungsoptionen → Audiodatei wiedergeben eine neue Datei hochgeladen werden.
Zum Bestätigen der Konfiguration muss auf Senden geklickt werden.