Telefonansage in peoplefone erstellen und hochladen | Weitere Themen

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie Voicemail-Ansagen (z. B. für Feiertage oder ausserhalb der Öffnungszeiten auf der Hauptrufnummer) in peoplefone Hosted verwaltet und aktiviert werden.

Schritt 1: Zum Bereich Sprachbox navigieren

1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im peoplefone Portal https://portal.peoplefone.ch/ an.

2. Unter 🔍 Suchen wählen Sie den gewünschten Kunden aus.

3. Navigieren Sie im linken Menü zum Punkt Weiterleitung / Voicemail.

4. Öffnen Sie die Sprachbox-Einstellungen, um die verschiedenen Optionen für Ihre Voicemails und Ansagen einzusehen.

   

Schritt 2: Neue Ansage hinzufügen

Sie können je nach Bedürfnis mehrere Ansagen im System hinterlegen.

1. Klicken Sie im Unterbereich Voicemail Ansage auf die Schaltfläche +Hinzufügen.

Für das Erstellen der Ansage stehen Ihnen nun zwei Optionen zur Verfügung:

Eigene Audiodatei hochladen (Ansage uploaden)

• Geben Sie der Ansage im dafür vorgesehenen Feld einen eindeutigen Titel (z. B. "Feiertage Weihnachten").

• Wählen Sie die entsprechende Audiodatei von Ihrem Computer aus, um das File hochzuladen.

• Speichern Sie den Vorgang ab.

Schritt 3: Ansage bearbeiten und konfigurieren

Nachdem die Ansage hinzugefügt wurde, erscheint sie in der Liste Ihrer hinterlegten Ansagen.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Aktive Voicemail Ansage diejenige Ansage aus, die aktuell abgespielt werden soll (z. B. Ihre neue Feiertagsansage).

2. Definieren Sie unter Zustellung der Sprachnachricht, wie das System reagieren soll. Für reine Informationsansagen (z. B. an Feiertagen) eignet sich die Einstellung, dass keine Nachricht hinterlassen werden kann. Alternativ können Nachrichten im Admin-Bereich gespeichert oder per E-Mail zugestellt werden.

3. Wenn ein öffentlicher Beantworter von mehreren Benutzern bewirtschaftet wird, aktivieren Sie in der Voicemail Konfiguration das Kontrollkästchen "Erlaube Zugriff auf die Sprachbox durch andere Benutzer dieses Kontos", damit alle Personen im HOSTED Verbund Zugriff haben.

Schritt 4: Ansage für die Hauptrufnummer aktivieren

Damit Anrufer auf der Hauptrufnummer diese Ansage hören, muss das Routing angepasst werden.

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen Ihrer Hauptrufnummer. Meistens geschieht dies über das Zeitabhängige Routing oder direkt im Call Flow / den Linien Einstellungen.

2. Richten Sie für den gewünschten Zeitraum (z. B. den speziellen Feiertag) eine Weiterleitung auf die Sprachbox ein, in der Sie soeben die Ansage aktiviert haben.

3. Rufen Sie die Hauptrufnummer einmal testweise an, um sicherzustellen, dass die Ansage korrekt eingespielt wird und alles reibungslos funktioniert.